【公司员工档案管理办法】为规范公司员工档案管理，保障员工信息的完整性、准确性和安全性，提升人力资源管理水平，特制定本《公司员工档案管理办法》。本办法适用于公司全体员工，涵盖员工入职、在职、离职等各阶段档案资料的收集、整理、保存与使用。
一、档案管理原则
1. 真实性：员工档案内容必须真实、准确，不得伪造或篡改。
2. 完整性：档案应包含员工的基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等。
3. 保密性：员工档案属于内部机密，未经授权不得随意查阅或外传。
4. 及时性：档案信息应及时更新，确保与员工实际状况一致。
5. 统一性：档案管理应统一标准，便于查询和管理。
二、档案内容分类
| 档案类别 | 内容说明 |
| 基础信息类 | 员工身份证复印件、学历证书、学位证书、婚姻状况证明等 |
| 入职资料类 | 劳动合同、入职登记表、背景调查报告、体检报告等 |
| 工作履历类 | 岗位变动记录、职务任免文件、绩效考核表等 |
| 培训与发展类 | 参加的培训记录、技能认证、职业发展规划等 |
| 离职资料类 | 离职申请表、离职面谈记录、交接清单等 |
三、档案管理职责
| 职责部门 | 主要职责 |
| 人力资源部 | 负责员工档案的建立、维护、更新及日常管理 |
| 各部门负责人 | 配合提供员工相关资料，确保信息准确 |
| IT部门 | 提供电子档案系统支持，保障数据安全 |
| 法务合规部 | 监督档案管理流程是否符合法律法规要求 |
四、档案使用与调阅
1. 员工本人可凭有效证件申请查阅本人档案。
2. 他人调阅需经部门负责人批准，并填写《档案调阅申请表》。
3. 档案调阅仅限于与员工工作相关的事项，不得用于其他用途。
4. 档案调阅后须及时归还，并做好登记备案。
五、档案保管与销毁
1. 档案应按规定期限保存，一般不少于员工离职后5年。
2. 对于已过保存期或无继续保存价值的档案，由人力资源部提出销毁申请，经审批后统一处理。
3. 销毁时应有两人以上在场监督，并做好销毁记录。
六、附则
1. 本办法由公司人力资源部负责解释和修订。
2. 本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
通过本办法的实施，公司将实现对员工档案的规范化、制度化管理，为员工管理提供有力支撑，也为公司长远发展奠定坚实基础。
